Beschlussvorschlag:

Die Stadtverwaltung Forst (Lausitz) besteht mit Wirkung vom 01.05.2007 aus

-           dem Verwaltungsvorstand und

-           Fachbereichen.

Erläuterungen:

Die Verwaltungsstruktur ist infolge der Neuwahl des Bürgermeisters und der grundsätzlichen Neuausrichtung der Verwaltung zu ändern. Entsprechend § 72 der Gemeindeordnung für das Land Brandenburg (GO) ist der Bürgermeister für die Organisation der Gemeindeverwaltung und für die Geschäftsverteilung zuständig. Dies geschieht jedoch unter dem Vorbehalt von § 35 Abs. 2 Nr. 1 GO. Demnach ist der Stadtverordnetenversammlung die Entscheidung über die allgemeinen Grundsätze, nach denen die Verwaltung geführt werden soll, vorbehalten. Dazu zählt z. B., ob sich eine Verwaltung in Dezernate, Ämter, Sachgebiete oder in einem völlig anderen Verwaltungsaufbau strukturiert. Diese Beschlussvorlage geht von einem künftigen Grundaufbau in Form Verwaltungsvorstand und Fachbereichen aus. Nähere Begründungen sind nachstehend ausgeführt. In welchem Umfang und in welcher Art sich der Verwaltungsvorstand und die Fachbereiche bilden, bleibt entsprechend § 72 GO der Organisationskompetenz des hauptamtlichen Bürgermeisters vorbehalten.

Nachstehend sind die Überlegungen zur Neustrukturierung dargestellt.

1.              Anforderungen an die neue Verwaltung

2.              Ausgangssituation

3.              Neukonzept

4.              Führungskräfte der Fachbereiche

5.              Sachgebietsleiter

6.              Arbeitsorganisation in den Fachbereichen

1.        Anforderungen an die neue Verwaltung

Die Anforderungen an die Stadterwaltung sind in den letzten Jahren in der Breite und Tiefe stetig gestiegen. Das tagaktuelle Verwaltungshandeln stellt sie vor immer neue Herausforderungen. Diesen ist der bestehende stark hierarchisch und sehr differenzierte Aufbau der  Behörde zunehmend nicht mehr gewachsen. Die Stärken des Rathauses müssen zunehmend die Schwächen ausgleichen. Integrative strategische Planungen sind unter dem Hintergrund des beständigen, durch “Reagieren” geprägten Handelns erschwert. Der Wechsel hin zum “proaktiven Agieren” und damit zum verstärkten Gestalten der Zukunft der Stadt Forst (Lausitz) hat im Kontext der Notwendigkeit des Stoppens der die kommunale Existenz nachhaltig bedrohende demographische Entwicklung höchste Priorität. Die prekäre wirtschaftliche und finanzielle Situation bestimmt die Rahmenbedingungen mit.

Unter diesen Hintergründen ist die notwendige verstärkte ziel- und ressourcenorientierte Handlungsfähigkeit des Rathauses zwingend anzupassen und die Sicherung des adäquaten Umganges mit ungeplanten Herausforderungen sicherzustellen. Ein schlanker Verwaltungsaufbau mit flachen Hierarchien und hoher Selbstverantwortung sowie Selbststeuerung sind die Bestandteile der Umgestaltung. Dabei kann die Verwaltung auf ein Potenzial sehr gut ausgebildeter und hoch motivierter Beschäftigter und Beamter zurückgreifen.

Zu einer modernen Kommunalverwaltung gehören

·         qualifizierte, motivierende und leistungsfördernde Führung

·         wirkungsorientierte Zielsetzungen

·         die klare Definition der kommunalen Produkte und Leistungen

·         Zusammenarbeit, Kommunikation und Transparenz zwischen Politik und Verwaltung

·         ein wirtschaftlicher und wirksamer Ressourceneinsatz

·         ein aussagefähiges Rechnungswesen und ein wirksames Controlling

·         Leistungsvergleiche und Wettbewerb

·         die Nutzung der Potenziale der Informations- und Kommunikationstechnik

·         konsequente Kundenorientierung und Bürgerbeteiligung

2.        Ausgangssituation

Die Struktur der Stadtverwaltung entspricht bisher dem historisch-traditionellen Verwaltungsaufbau von Kommunalbehörden mit mehreren unterschiedlichen Führungsebenen:

Die Kernverwaltung verfügt über 4 Leitungsebenen mit insgesamt 29 Führungsstellen. Der Gesamtpersonalbestand besteht aus 127 Beschäftigten und Beamten[1]. Hinzu kommen noch 180 Beschäftigte in den Nachfolgeeinrichtungen.

3.        Neukonzept

In der neuen Struktur werden vertikal zwei Hierarchieebenen abgebaut und in der horizontalen Breite wird der Führungsumfang reduziert. Gleichzeitig gibt es eine Abkehr bisheriger Entscheidungsstrukturen. Neu gebildet wird der Verwaltungsvorstand als Bestandteil des strategischen Managements. Fachbereiche bilden künftig die Kernelemente des operativen Managements.

Nachstehende Abbildung verdeutlicht den neuen schlanken Verwaltungsaufbau:

Zwei Leitungsebenen mit insgesamt 12 Führungskräften kennzeichnen künftig die Kernverwaltung im Aufbau[2].

Die neue Struktur ist durch zwei Ebenen gekennzeichnet:

1. Ebene: Bürgermeister und Verwaltungsvorstand

Der Bürgermeister ist Leiter der Verwaltung[3]. Zu seiner Unterstützung und Steuerung der Verwaltung dient der Verwaltungsvorstand. Er setzt sich aus dem Bürgermeister und drei Vorstandsmitgliedern zusammen:

·         Vorstand für Service, Bildung und Personal (1. Stellvertreter des Bürgermeisters)

·         Vorstand für Finanzen und Sicherheit (2. Stellvertreter des Bürgermeisters)

·         Vorstand für Stadtentwicklung und Bauen (3. Stellvertreter des Bürgermeisters)

2. Ebene: Fachbereiche

Mit dem Begriff “Fachbereich” ist eine bewusste Abkehr von der bisherigen Ämterorganisation verbunden. Diese neuen Einheiten sollen künftig in ganzheitlicher dezentraler Fach- und Ressourcenverantwortung “gemanagt” und nicht “verwaltet” werden. Die neue unternehmerische Ausrichtung der Fachbereiche ist wichtiger als die Benennung. Die Fachbereiche sind im Einvernehmen mit den Verwaltungsvorständen für die Erbringung der vereinbarten Leistungen eigenverantwortlich. Sie gestalten die Prozesse dafür selbst.

4.        Führungskräfte der Fachbereiche

Die Besetzung der Stellen der Führungskräfte der neuen Fachgebiete erfolgt durch Überleitung der Stelleninhaber/-innen, die bisher im Wesentlichen inhaltsgleiche Aufgaben bzw. Teilmengen der neuen Aufgaben wahrgenommen haben.

Der Fachbereich Personal und Verwaltungsservice sowie der Fachbereich Finanzen werden durch interne Ausschreibung neu besetzt. Die Besetzung mit Führungskräften erfolgt hier nach § 31 Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) auf Probe für die Dauer von zwei Jahren. Dies soll künftig grundsätzlich Anwendung bei der Neubesetzung von Fachbereichsleitungen finden.

Die Leitung des neuen FB Zentrales Gebäudemanagement wird durch den bisherigen Amtsleiter des Hochbauamtes übernommen, da hier wesentliche Teile des Aufgabenbereiches integriert werden.

5.        Sachgebietsleiter

In der neuen Verwaltungsstruktur existiert keine Führungsebene unterhalb der Fachbereichsleiterebene. Die bisherigen Sachgebietsleiter werden mit Wirkung des Inkrafttretens der neuen Struktur von ihrer Führungstätigkeit entbunden. Durch Besitzstandswahrung erfolgt eine individuelle sozialverträgliche finanzielle Ausgleichsregelung.

6.        Arbeitsorganisation in den Fachbereichen

Grundsätzlich sollen die Fähigkeiten zur Selbstverantwortung und Selbststeuerung der Beschäftigten nachhaltig gestärkt werden. Dazu zählt u.a. auch die Übernahme von Entscheidungsverantwortungen durch entsprechende Delegierung. Eine Führungsebene unterhalb der Fachbereichsleitung wird dafür als nicht zweckdienlich angesehen.

Dennoch stehen im Sinne der Eigenverantwortung für die Gestaltung der Prozesse in den einzelnen Fachbereichen den Fachbereichsleitern jedoch verschiedene Instrumente zur Arbeitsorganisation zur Verfügung, insbesondere:

Diese Überlegungen zur neuen Verwaltungsstruktur sind mit dem Personalrat besprochen und allen Beschäftigten und Beamten der Kernverwaltung zugänglich. Nachfolgeeinrichtungen wurden über die zuständigen Ämter informiert. Die internen Stellenausschreibungen für die zwei vakanten geplanten Fachbereichsleitungen sind erfolgt. Die Besetzung steht jedoch unter dem Vorbehalt der Beschlussfassung dieser Vorlage.

Die neue Verwaltungsstruktur soll zum 01.05.2007 in Kraft treten. Eine Personalversammlung zur umfassenden aktuellen Information der Beschäftigten und Beamten ist für den 02.05.2007 vorgesehen.

Anlagen: