Vorlage - SVV/0396/2022  

Beschlussvorschlag:

Die Stadtverordnetenversammlung beschließt:

1. Für das Forster Stadtarchiv werden für einen Zeitraum von 15 Jahren Flächen bei der kommunalen Forster Wohnungsbaugesellschaft mbH (FWG) im Objekt Cottbuser Straße 29 E angemietet.
    
2. Eine Verlängerung der unter Punkt 1 genannten Mietdauer ist möglich.
    
3. Die Kosten für die Miete schließen auch die Bereitstellung der notwendigen archivfachlichen Regalsysteme ein (z. B. Rollschrankanlage).
    
4. Das Forster Stadtarchiv wird spätestens im 2. Quartal 2023 den neuen Standort beziehen.
    
5. Die Bürgermeisterin wird beauftragt, mit der FWG nach Vorlage aller Kosten den Mietpreis endzuverhandeln und einen entsprechenden Mietvertrag abzuschließen.

Erläuterungen:

Ausgangssituation des Stadtarchivs

Die Stadt Forst (Lausitz) bewahrt ihr Schriftgut aus mehreren Jahrhunderten im Stadtarchiv auf. Obwohl in der über 750-jährigen bewegten Stadtgeschichte viele Dokumente bei Stadtbränden, Hochwasser und Krieg zerstört oder verlorengegangen sind, reichen heute einzelne Akten bis in das 16. Jahrhundert zurück und bilden einen ansehnlichen Bestand. Stadtarchive dokumentieren auf einzigartige Weise die historische Entwicklung in vielfältigen Facetten und sind damit das Zentrum des kommunalen Gedächtnisses. Dies nicht nur für die Stadt Forst (Lausitz), sondern auch für die früher selbstständigen und heute eingemeindeten umliegenden Dörfer. Gleichzeitig kommen dem Stadtarchiv in der Funktion als Zwischenarchiv wichtige Aufgaben bei der Aufbewahrung der laufenden Verwaltungsakten zu.

Die Forster Aktenbestände befanden sich im Spätmittelalter und der frühen Neuzeit überwiegend im Rathaus. Anfang der zwanziger Jahre des letzten Jahrhunderts wurde im historischen Rathaus am Marktplatz ein geordnetes Stadtarchiv gemeinsam mit der Verwaltungsbücherei eingerichtet. Nach der Kriegszerstörung des Rathauses 1945 wurden die bereits zuvor ausgelagerten Akten an verschiedenen Standorten deponiert, u. a. im Keller der ehemaligen Goetheschule in der Amtstraße. 1976 mussten die historischen Bestände durch eine zentralisierte Vorgabe in der DDR in das Kreisarchiv überführt werden. Der Rat der Stadt unterhielt folgend nur ein eigenes Verwaltungsarchiv im Keller des ehemaligen Standesamtes in der Max-Fritz-Hammer-Straße. 1995 gelangte das städtische Archivgut teilweise wieder aus dem Kreisarchiv in den Besitz der Stadt Forst (Lausitz) zurück. Das Stadtarchiv erhielt eigene Räume im ehemaligen Rathaus in der Promenade 9 und im Keller wurde ein Magazin mit Rollschrankanlage eingebaut.

Der zeitweise unsanierte Zustand des 1925/1926 errichteten Gebäudes führt bis heute zur Gefährdung des Archivgutes. Die Rollschrankanlage musste bereits einmal komplett aus- und wieder eingebaut werden, da im betreffenden Raum des Kellergeschosses Schimmelbildungen an den Wänden beseitigt werden mussten. Dies führte auch zu einer notwendigen Behandlung des Archivgutes, das teilweise ebenfalls vom Schimmel betroffen war. Insgesamt sind die räumlichen Voraussetzungen in diesem Gebäude nicht mehr geeignet. Neben dem schlechten Bauzustand kommt ein Mangel an Archivflächen, der zum Aufnahmestopp des Archives für Verwaltungsakten aus den einzelnen Fachbereichen geführt hat. Diese lagern nun meist ebenfalls in ungeeigneter Umgebung in Büros, Kellern, Dachböden oder angemieteten Wohnräumen.

Ende 2003 sind Planungen für die Zusammenlegung von Stadtarchiv, Stadtbibliothek und Brandenburgischem Textilmuseum in der ehemaligen Tuchfabrik C.H. Pürschel in der  Heinrich-Werner-Straße aufgenommen worden. Das Projekt „Neißezentrum für Wirtschaft, Wissen und Kultur“ (NWWK) sah moderne Archivräume vor, konnte aber wegen Beendigung der Projektbegleitung durch den Landkreis Spree-Neiße nicht weiter verfolgt werden. Eine spätere Überlegung, zumindest die Zusammenführung von Stadtarchiv und Stadtbibliothek in der ehemaligen Realschule zu ermöglichen, wurde ebenfalls verworfen.

Im Jahr 2011 beschloss die Stadtverordnetenversammlung mit der Vorlage SVV/0629/2011(neu), für das Stadtarchiv im Rathaus Promenade 9 eine abschließende Unterbringung zu schaffen. Hierfür wären jedoch Sanierungsmaßnahmen notwendig gewesen. Nach entsprechenden Voruntersuchungen durch die Verwaltung wurde die SVV-Vorlage für eine Beauftragung der Verwaltung zur Ausschreibung der Leistungsphasen 1 und 2 der HOAI für das Stadtarchiv Forst (Lausitz) durch die Stadtverordnetenversammlung 2017 nicht angenommen und zurückverwiesen. Im Jahr 2019 wurden Ergebnisse einer Machbarkeitsstudie dem Ausschuss für Bau und Planung vorgestellt, in der der Ausbau des Gebäudes Promenade 9 als Verwaltungsstandort mit Stadtarchiv untersucht wurde. Schließlich wurde dies aus Kostengründen erneut verworfen und in den Blick rückte eine Anmietung von Räumen für das Stadtarchiv, insbesondere um die Situation für die Unterbringung des Archivgutes und die Arbeitsbedingungen der im Archiv Beschäftigten zu verbessern.

Durch die neue Leiterin des Stadtarchivs erfolgte im Frühjar 2020 eine Aufnahme der Magazinräume im Rahmen des Schädlingsmanagements. Sie stellte eine teilweise neu aufgetretene Bedrohung der Akten durch vorangeschrittenen Schädlingsbefall fest. Dies ist u. a. einerseits auf den schlechten Bauzustand des Gebäudes und andererseits auf fehlende hinreichend geeignete Quarantäneflächen für neu aufzunehmendes Archivgut zurückzuführen. Ein ausschlaggebender Grund waren aber die aufgrund des Platzmangels in Umzugskisten lagernden Akten, da Umzugskisten ein Einfallstor für Papierfischchen darstellen. Der Schädlingsbefall ist latent am jetzigen Standort eine drohende Gefahr.

Die Stadt Forst (Lausitz) suchte daraufhin im Rahmen eines öffentlichen Verfahrens für eine Interessenbekundung geeignete Flächen zur Anmietung für das Stadtarchiv, gleichwohl bei der Anmietung von Gebäuden oder Räumlichkeiten das Vergaberecht keine Anwendung findet. Das Verfahren diente einem transparenten Prozess bei der möglichen Anmietung von Flächen bei privaten Eigentümern mit einer haushaltswirksamen Laufzeit von möglichen 10 Jahren. Grundlage hierfür waren wesentlich die Berechungen und Kalkulationen des ehemaligen Leiters des Stadtarchivs und die bis dahin notwendigen Aktualisierungen durch die neue Leiterin des Stadtarchivs. Das Verfahren wurde im März 2021 aufgehoben, da aus Sicht der Verwaltung keine Ergebnisse vorlagen, die zu einer abschließenden Entscheidung hätten führen können, da die offenen Rahmenbedingungen nicht für eine Kostenbewertung seitens der Verwaltung ausreichend waren.

Die bisherige Art und Weise der Unterbringung des Archivgutes der Stadt Forst (Lausitz) ist archivfachlich nicht zu vertreten. Eine fachliche Expertise im Dezember 2020 bestätigte eine zwingende Weiterentwicklung der Planungen für einen neuen Archivstandort. Dementsprechend wurde für einen notwendigen Umzug die Umbettung der Archivalien in Archivkartons mit speziellen Anforderungen intensiviert. Gleichzeitig wurden nochmals die Flächen und Rahmenbedingungen für einen neuen Standort kritisch geprüft und weiterentwickelt, u. a. durch eine Erhöhung der notwendigen Flächen für die Archivlagerung. In diesen Prozess konnte die Forster Wohnungsbaugesellschaft mbH als vollständig kommunales Unternehmen der Stadt Forst (Lausitz) eingebunden werden. Gemeinsam wurden mögliche Standorte für das Stadtarchiv bei gleichzeitigen maximalen Synergien für die Stadtentwicklung geprüft. Das Gewerbeobjekt Cottbuser Straße 29 E ist hierbei geeignet und kann durch die FWG entsprechend den Anforderungen des Stadtarchivs entwickelt werden.

Rechtliche Grundlagen des Stadtarchivs

Der Handlungsrahmen für Kommunen ist hinsichtlich eines Archives durch das Gesetz über die Sicherung und Nutzung von öffentlichem Archivgut im Land Brandenburg (Brandenburgisches Archivgesetz - BbgArchivG) vom 7. April 1994 in der aktuellen Fassung vom 8. Mai 2018 ausgefüllt. Nach § 2 Abs. 3 BbgArchivG sind Kommunales Archivgut alle archivwürdigen Unterlagen, die bei Gemeinden oder Gemeindeverbänden, bei juristischen Personen des öffentlichen Rechts, die deren Aufsicht unterstehen, sowie bei deren Rechts- und Funktionsvorgängern (kommunale Stellen) entstanden sind und zur dauernden Aufbewahrung von einem kommunalen oder einem anderen öffentlichen Archiv übernommen oder diesem zur Nutzung überlassen werden. Archivfachliche Voraussetzungen für die Einrichtung und Unterhaltung eines öffentlichen Archivs und damit des Forster Stadtarchivs sind nach § 2 Abs. 8 i.V.m. § 16 Abs. 3 BbgArchivG u. a. die Betreuung durch hauptberuflich tätiges Archivpersonal, das eine archivfachliche Ausbildung besitzt, und das Vorhandensein geeigneter und ausreichender Magazin- und Diensträume, die den Brandschutz-, Datenschutz- und Sicherheitsvorschriften entsprechen. Entsprechend § 3 BbgArchivG hat das Stadtarchiv die Aufgabe, das öffentliche Archivgut festzustellen, zu erfassen, zu übernehmen, auf Dauer zu verwahren, zu sichern und zu erhalten, zu erschließen, allgemein nutzbar zu machen, für die Benutzung bereitzustellen und auszuwerten. Es berät die anbietungspflichtigen Stellen bei der Verwaltung und Sicherung der Unterlagen und nimmt Aufgaben im Rahmen der archivarischen Aus- und Fortbildung wahr. Das Stadtarchiv hat an der Auswertung des von ihm verwahrten Archivgutes sowie an der Erforschung und Vermittlung insbesondere der brandenburgischen und deutschen Geschichte, der Heimat- und Ortsgeschichte mitzuwirken und dazu eigene Beiträge zu leisten. Nach § 6 Abs. 3 BbgArchivG hat das Stadtarchiv die notwendigen organisatorischen, technischen und personellen Maßnahmen zu treffen, um die dauernde Aufbewahrung, Erhaltung und Benutzbarkeit des Archivgutes zu gewährleisten sowie seinen Schutz vor unbefugter Benutzung, vor Beschädigung oder Vernichtung sicherzustellen. Durch die bisherigen Rahmenbedingungen des Forster Stadtarchivs können die Anforderungen des Brandenburgischen Archivgesetzes nicht erfüllt werden. Ein neuer Standort ist auch aus dieser gesetzlichen Notwendigkeit erforderlich.

Die Stadtverordnetenversammlung hat im Jahr 2011 mit der Vorlage SVV/0629/2011(neu) beschlossen, dass für das Archiv im Rathaus Promenade 9 eine abschließende Unterbringung geschaffen wird. Die hier vorliegende Vorlage zur Unterbringung in einem Mietobjekt der FWG steht dem nicht entgegen. Die Vorlage SVV/0629/2011(neu) bedarf keiner Änderung, denn das perspektivische Ziel sollte die Sanierung des Gebäudes Promenade 9 und die damit verbundene dauerhafte Unterbringung in eigenen Räumlichkeiten des Rathauses sein. Dies ist jedoch auf absehbare Zeit angesichts der Vielzahl der notwendigen Investitionsprojekte der Stadt Forst (Lausitz) nicht realistisch und muss eine Zukunftsplanung bleiben. Für diese „Übergangszeit“ ist daher die Anmietung der Flächen für das Stadtarchiv bei der eigenen kommunalen FWG für mindestens 15 Jahre erforderlich, um das Archiv fach- und sachgerecht unterzubringen und gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Neuer Archivstandort

Die Anmietung von Räumlichkeiten unterliegt gemäß § 107 Abs. 1 Nr. 2 GWB nicht dem Vergaberecht. Die Stadt Forst (Lausitz) führt daher kein Vergabeverfahren und auch kein vergabeähnliches Verfahren im Sinne des europäischen oder nationalen Vergaberechts durch. Die Auswahl des Vermieters unterliegt allein der freien Entscheidungskompetenz der Stadt Forst (Lausitz), in diesem Sinne erfolgt diese Beschlussfassung zur Anmietung von Flächen für das Stadtarchiv bei der kommunalen Forster Wohnungsbaugesellschaft mbH, die das Gewerbeobjekt Cottbuser Straße 29 E entsprechend den Anforderungen des Stadtarchivs umbauen und ausstatten wird. Ein entsprechender Beschluss des Aufsichtsrates der FWG besteht, vorbehaltlich dieser Beschlussentscheidung der Stadtverordnetenversammlung zur dortigen Archivunterbringung.

Für das Stadtarchiv wurde für den Standort durch die Stadt Forst (Lausitz) und die FWG ein entsprechendes Raumprogramm entwickelt. Auf dessen Grundlage kann der Umbau des Objektes erfolgen. Für den Standort Cottbuser Straße 29 E sind folgende Räume mit insgesamt 836 m² vorgesehen:

Öffentlicher Funktionsbereich (76,40 m²)

• Lesesaal
• Benutzeraufsicht
• Seminarraum
• Garderobe
• Sanitäreinrichtungen für Benutzer

Begrenzt-öffentlicher Funktionsbereich (47 m²)
 

• Büroräume
• Aufenthaltsraum und Teeküche
• Sanitäreinrichtungen für Personal

Nicht-öffentlicher Funktionsbereich (70 m²)
 

• Aktenbearbeitung
• Scanraum
• Materiallager
• Zugangsraum

Magazine (520 m²)

• Zwischenarchiv
• Endarchiv
• Kassationsraum
• Isoliermagazin

Weitere Flächen (122,60 m²)

• Foyer
• Netzwerkraum
• Putzmittelraum
• Flurbereiche

Die Räumlichkeiten werden grundsätzlich den Anforderungen an einen modernen Archivbau genügen. Maßgeblich umzusetzen sind die Anforderungen nach „DIN 67700 – Bau von Bibliotheken und Archiven – Anforderungen und Empfehlungen für die Planung“ sowie „DIN ISO 11799 – Information und Dokumentation – Anforderungen an die Aufbewahrung von Archiv- und Bibliotheksgut“. Die Nutzung soll spätestens ab dem 2. Quartal 2023 für zunächst 15 Jahre erfolgen.

Der neue Standort des Stadtarchivs ist zentral innerhalb der Stadt Forst (Lausitz) und in der Nähe der Hauptverwaltungsstandorte Lindenstraße 10 - 12, Promenade 9 und Cottbuser Straße 10. Das Risikomanagement berücksichtigt eine geringe Gefahr bei möglichen Überschwemmungen durch Hochwasser. Das Gebäude und insbesondere die Mieträume werden in ihrer Beschaffenheit potentielle Gefahren der Archivalien abschwächen und vor folgenden schützen: absichtliche Beschädigung, Feuer, Wasser, Schädlinge, Verunreinigungen, Licht, ultraviolette Strahlung, Infrarotstrahlung, extreme Temperaturen, schädliche Temperaturschwankungen, extreme Feuchtigkeit und schädliche Feuchtigkeitsschwankungen. Im Notfall ist die schnelle Bergung der Archivalien aus dem Gebäude gewährleistet und der Zutritt für Rettungspersonal möglich. Das Gebäude wird gegen Diebstahl, Einbruch und Vandalismus gesichert sein. Ein Einbruchmeldesystem sowie eine flächendeckende Brandmeldeanlage werden vorhanden sein.

Die Zugänge zum Gebäude und die Laufwege innerhalb des Gebäudes sind barrierearm, der öffentlich zugängliche Bereich ist behindertengerecht gestaltet.

Der notwendige Anschluss an das Verwaltungsnetz der Stadtverwaltung Forst (Lausitz) zur Nutzung der Fachverfahren ist über einen entsprechend leistungsstarken DSL-Zugang möglich. Alle genutzten Räume werden mit einem IT-Netzwerk (LAN/WLAN) ausgestattet. Der Übergabepunkt ist ein gesicherter Netzwerkschrank, in dem sich der DSL-Anschluss befindet. Diese Anforderungen stellt die FWG bereit.

In allen Funktionsbereichen, bei denen mit Archivalien gearbeitet und umgegangen wird, werden Schutzmaßnahmen gegen das Tageslicht getroffen. Dies betrifft auch die Büroräume und den öffentlichen Bereich.

Der Transport der Archivalien wird mittels Aktenwagen erfolgen. Alle Funktionsbereiche des Archivs werden stufen- und schwellenlos zu erreichen sein.

Es stehen drei Büroarbeitsplätze zur Verfügung: für die Leiterin des Stadtarchivs, eine Mitarbeiterin sowie für einen Praktikanten bzw. Auszubildenden.

Seitens des Stadtarchivs werden Kontrolle und Beeinflussung der Luft- und Klimawerte in den Magazinen erfolgen. Die Magazine werden so gestaltet, dass möglichst wenig technische Maßnahmen zur Beeinflussung eines stabilen und gleichmäßigen Klimas notwendig sind.

Das ebenerdige und nicht unterkellerte Gebäude kann die erforderlichen Traglasten des Archivs aufnehmen.

Die mitvermietete Rollregalanlage ist für ca.1.530 lfd. Meter Akten im Zwischenarchiv und ca. 2.000 lfd. Meter Archivalien im Endarchiv ausgelegt. Hinzu kommen u. a. noch Planschränke und Schränke für Großformate.

Kosten für die Anmietung der Flächen für das Archiv bei der FWG

Die entsprechenden Investitionen der Forster Wohnungsbaugesellschaft mbH beziehen sich auf Erwerb der Immobilie und investive Maßnahmen nach den Vorgaben der aktualisierten Anforderungen für das Stadtarchiv. Der bisher kalkulierte Mietpreis bezieht die Bereitstellung der archivfachlichen Rollschrankanlage und andere Spezialmöbel zur Lagerung der Archivalien ein. Die Kosten belaufen sich damit als Bruttomiete (Warmmiete) auf 8,23 Euro/m² auf der Basis einer Laufzeit von 15 Jahren. Dies bedeutet eine jährliche Veranschlagung von Haushaltsmitteln in Höhe von ca. 82.500 Euro. Die Mittel für das Haushaltsjahr 2023 fallen in Abhängigkeit vom Beginn des Mietvertrages anteilig an. Der kalkulierte Mietpreis basiert auf detaillierten Kostenschätzungen für den Umbau und die Beschaffung der Archivregale. Insbesondere bei Letzterem ist eine Kostenreduzierung im Rahmen eines Ausschreibungsergebnisses denkbar.

Die Bürgermeisterin soll daher erst nach Vorlage aller Kosten den Mietpreis endverhandeln.

Finanzielle Auswirkungen: