Vorlage - SVV/0540/2023  

Information:

Die Stadtverordnetenversammlung nimmt den Statusbericht zur Umsetzung der Digitalisierungsstrategie der Stadt Forst (Lausitz) mit Stand vom 07.02.2023 zur Kenntnis.

Erläuterungen:

Die Stadtverordnetenversammlung hat mit Beschluss SVV/0353/2021 die Digitalisierungsstrategie der Stadt Forst (Lausitz) am 15.12.2021 beschlossen. Diese ist Grundlage der Verwaltung um die entsprechenden Projekte vorzubereiten und umzusetzen. Die Digitalisierungsstrategie dient der Entwicklung einer jährlichen Maßnahmenplanung. Diese wird im Statusbericht zur Umsetzung der Digitalisierungsstrategie der Stadt Forst (Lausitz) mit Stand vom 07.02.2023 abgebildet. Sie beinhaltet 3 Kategorien:

1. Projekte im Rahmen des verpflichtenden Onlinezugangsgesetzes
2. Projekte im Rahmen der Digitalisierungsstrategie der Stadt Forst (Lausitz) vom 15.12.2021
3. Interne Digitalisierungsprojekte ohne unmittelbaren Bezug zum Onlinezugangsgesetz oder zur Digitalisierungsstrategie

Insgesamt verteilen sich die aktuell 58 Projekte auf die 4 Handlungsfelder aus der Digitalisierungsstrategie:

-          Digitale Basiskomponenten

-          Externe Digitale Präsens & Transaktion

-          Interne Verwaltungsdigitalisierung

-          Digitaler Arbeitgeber

Davon sind 9 Projekte bereits realisiert und 26 derzeit in Arbeit. Die Umsetzung weiterer 23 Projekte kann aufgrund nicht ausreichend zur Verfügung stehender Ressourcen noch nicht begonnen werden.

Entsprechend der Beschlussfassung zur Digitalisierungsstrategie ist die jährliche Maßnahmenplanung der Stadtverordnetenversammlung regelmäßig zur Entscheidung vorzulegen. Die Maßnahmenplanung im Statusbericht vom 07.02.2023 enthält noch keine beschlussrelevanten Bestandteile. Nur im Zusammenhang mit der Umsetzung des Projektes Dokumentenmanagementsystem (DMS; Projekt 2.01) gibt es tangierende Beschlussfassungen. Für die Beschaffung des DMS sind entsprechende Haushaltsmittel notwendig, deren Veranschlagung ist aber erst für das Jahr 2024 aktuell vorgesehen. Das entsprechende Projekt wird im Jahr 2023 die detaillierte Kostenermittlung auf der Grundlage einer Projektstrukturierung vornehmen. Somit ist das DMS zunächst Beschlussbestandteil des nächsten Statusberichtes, der Ende 2023 vorgelegt wird. Zusätzlich ist die Haushaltsbeschlussfassung 2024 dann notwendig. Weiterhin ist die Einrichtung einer Stelle DMS-Administrator/in erforderlich. Diese ist Bestandteil der Stellenplanung 2023, aufgrund derer die Ausschreibung zum 2. Quartal frühestens möglich wäre. Eine Besetzung ist jedoch dann frühestens im 3. Quartal 2023 zu erwarten.

Im Jahr 2022 konnten die Projekte nicht in dem beabsichtigten Umfang umgesetzt werden. Grund hierfür ist die lange Vakanz der Stelle Digitalisierungsbeauftragte, die erst im Dezember 2022 wieder besetzt werden konnte. Weiterhin verzeichnet die Stadt Forst (Lausitz) einen mehrmonatigen gesundheitsbedingten Personalausfall in der TUIV, der noch immer anhält.

Der nächste Statusbericht ist für das 4. Quartal 2023 vorgesehen und wird dann beschlussrelevante Bestandteile für das Jahr 2024 beinhalten.

Anlage:

Statusbericht zur Umsetzung der Digitalisierungsstrategie der Stadt Forst (Lausitz)